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Vous vous êtes déjà ennuyé lors d’une conférence ?

Vous êtes parfois enthousiaste et vous souvenez des conclusions ?

Le travail pour préparer une conférence « acceptable » ou « passionnante » est pratiquement le même…

Faites la différence en vérifiant ces 4 x 6 = 24 points !

6 CONVICTIONS DE BASE POUR DES DÉBATS EFFICACES

  1. De véritables débats produisent des intérêts et des solutions (les présentations PowerPoint peuvent circuler avant et après) ;
  2. Le modérateur représente les participants (plus que les orateurs) ;
  3. Les participants ont leur mot à dire (leurs idées peuvent être groupées de manière efficace) ;
  4. Les organisateurs ont des objectifs et des contraintes légitimes (qui valent la peine d’être expliqués simplement) ;
  5. Les discours d’ouverture sont utiles, seulement s’ils sont prononcés par des personnes clés qui formulent les idées clés ;
  6. Les événements peuvent provoquer une couverture médiatique (mais ne comptez pas sur les inscriptions des journalistes et un communiqué de presse).

6 POINTS DE PRÉPARATION POUR RÉDUIRE LE STRESS

  1. Équilibrez le panel : mélanger différents intérêts, nationalités, genres, âges, etc. ;
  2. Choisissez un modérateur expérimenté (par ex. : d’un média spécialisé, indépendant et qui connaît les politiques) ;
  3. Envoyez aux membres du panel un ordre du jour annoté comprenant le temps de parole et les questions possibles et ;
  4. Proposez-leur une conférence téléphonique (mieux que des instructions de dernière minute dans la salle) et/ou envoyez des instructions écrites ;
  5. Prenez note du numéro de téléphone portable des orateurs (ou des assistants) afin de les appeler s’ils sont en retard ;
  6. Utilisez les réseaux sociaux : communiquez un #hashtag avant et pendant l’événement, créez un mur Twitter pour interagir avec des participants à distance, fournissez une connexion sans fil gratuite.

6 CONSEILS POUR UN GRAND JOUR EN DOUCEUR

  1. Gérez le débat comme un débat télévisé (après les discours d’ouverture) : 1ère vague de questions du modérateur, ensuite 1 ou 2 série(s) de questions (groupées) des participants, encouragez des points de vue différents, ensuite conclusion de l’orateur ;
  2. Vérifiez la logistique (les micros, les supports visuels, etc.) une dernière fois avant l’événement ;
  3. Conseil « low-tech » pour modérateur sûr de lui : utilisez des questions « à main levée » pour sonder tous les participants et vérifier les conclusions ;
  4. Laissez place à la spontanéité, en fonction de la pertinence et du temps : questions de suivi, interruptions, blagues, applaudissements, huées dans la salle ;
  5. Soyez strict sur le temps, utilisez des messages visuels (conseil pour modérateur sûr de lui : levez-vous et « aidez » un orateur qui tourne en rond en formulant une « question finale ») ;

Tout à la fin :

6. Ne partagez pas de ‘conclusions’, mais quelques « impressions personnelles », qui introduisent les prochaines étapes pour la conférence et pour les organisateurs.

6 POINTS POUR UN SUIVI PERTINENT

  1. Distribuez des formulaires de commentaires comprenant des questions de suivi ou des ébauches de conclusion (ne comptez pas sur des courriels par après : la mémoire et l’énergie s’estompent rapidement) ;
  2. Préparez une ébauche de communiqué de presse et une liste de destinataires avant l’événement, vous n’avez plus qu’à ajouter quelques citations après et à l’envoyer ;
  3. Appelez quelques journalistes et faiseurs d’opinions dès le lendemain ;
  4. S’il y a un « rapport complet » sur la conférence : faites le court immédiatement, et publiez-le la semaine suivante ; deux mois après n’est pas vraiment utile.
  5. Envoyez un communiqué de presse et des liens vers la couverture médiatique à tous les invités (qui ont participé ou non) dans les trois jours qui suivent l’événement ;
  6. Prévoyez des vacances quelques jours après, mais pas dès le lendemain !
L’imitation est le meilleur des compliments, mais mentionnez la source ! 

Cette liste ci-dessus est peut être copiée et diffusée (disponible sous licence Creative Commons)

 

… ET 5 CONSEILS SUPPLÉMENTAIRES, AVEC EURACTIV

  1. Cette liste de 24 points est largement partagée par d’autres modérateurs expérimentés du réseau de médias européens EurActiv dans 15 capitales et 15 langues.
  2. Contactez-nous avec votre sujet de conférence et votre date : nous essaierons de vous mettre en contact avec la bonne personne.
  3. Les bons modérateurs exigent généralement des honoraires. EurActiv envisagera une modération gratuite si l’événement est organisé par/pour ses clients. Sur des sujets pertinents, EurActiv fournit également des services, comme des LinksDossiers préparatoires, des Éditions spéciales indépendantes d’un point de vue éditorial et la couverture vidéo, y compris l’édition d’un résumé.
  4. Afin d’intensifier l’intérêt pour votre sujet et de soutenir le débat autour d’un thème plus large : associez-vous à une rubrique, bien avant et après votre conférence.
  5. Diffuser votre sujet au-delà de la salle de conférence avec une transmission vidéo en ligne (« streaming ») ou mieux : une vidéo qui résume votre événement, comprenant de courtes citations des orateurs.

 

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Contactez Christophe Leclercq :

fondateur [ at ] euractiv.com | +32 2 226 58 13

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